МОСКИТ - простое решение задач инвентаризации основных средств компании

«Кустарные методы инвентаризации ушли в прошлое, автоматизация отвоевывает рубежи», - Андрей Борискин, руководитель программных проектов компании «Гексагон»

13 мая 2008 года в городе Екатеринбурге на партнерской конференции «Casio и Toshiba. Экспертная оценка. Готовые решения» был презентован программно-аппаратный комплекс МОСКИТ (мониторинг основных средств, kit –от англ. комплект, комплекс), предназначенный для автоматизации учета основных средств компании.

Презентация вызвала множество вопросов.
Поэтому мы решили взять экспертный комментарий у одного из разработчиков решения – Андрея Борискина.

Андрей, начнем с самого начала - что такое МОСКИТ? Кому он нужен?

МОСКИТ – это фактически готовое решение на базе терминала Casio IT-600. Оно предназначено для решения задач автоматизации учета основных средств компании. За последние годы многие компании осознали преимущества автоматизации ряда трудоемких и затратных процессов. Можно смело сказать, что кустарные методы учета – вручную, мелом, краской непосредственно на предметах – ушли в прошлое, автоматизация отвоевывает все новые рубежи.

Какие задачи призван решать МОСКИТ?

Во-первых, это экономия на времени поиска нужного средства. Особенно в масштабах большой компании или, например, гостиницы, это особенно важно.
Во-вторых, это постоянный контроль за средствами, состоящими на балансе предприятия.
В-третьих, внедрение автоматизации сразу же снимает такой немаловажный вопрос как человеческий фактор, то есть риск ошибки при проведении инвентаризации полностью исключен. Также важно, что наше решение легко и быстро внедряется и приносит ощутимый экономический эффект.

Так ли важно автоматизировать это процесс? Ведь учет производится не так часто, можно занять этим несколько человек, которые все учтут и занесут в реестр.

Возможно все. Но нужно учитывать ряд параметров. Во – первых, размеры компании. В большой корпорации несколько десятков тысяч единиц оборудования, которое относится к основным средствам. Чтобы произвести переучет, необходимо несколько десятков человек. Труд этих людей должен быть оплачен. Во-вторых, пресловутый человеческий фактор. Человеку свойственно ошибаться, но ошибки в учете могут привести к серьезным финансовым потерям и злоупотреблениям служебным положением. В-третьих, полученный кустарными методами реестр основных средств является статичным документом, своеобразным фолиантом, который будет пылиться на полке до новой инвентаризации, потому как вносить в него изменения и дополнения на постоянной основе фактически невозможно. Таким образом, невозможно отслеживать изменения в режиме реального времени. Чтобы подготовить банальный внеурочный отчет для бухгалтерии потребуются серьезные усилия и огромное количество времени – ведь все придется вручную перепроверить еще раз.

Для каких отраслей наиболее интересен этот программный продукт?

Никаких ограничений по отраслям мы для себя не видим. Скажем так, это будет интересно для тех компаний, которые хотят видеть, куда тратятся деньги и что находится на балансе предприятия.
Это может быть гостиница, офис, производственное предприятие и даже авиакомпания.

Можно ли вкратце описать, как происходит процесс учета с помощью программы МОСКИТ?

Можно конечно. Только необходимо сразу же задать ряд условий – проводилась ли раньше инвентаризация или нет, присвоены ли инвентарные номера или нет.

Начнем с самого плачевного варианта – инвентаризация в компании никогда не проводилась и инвентарные номера не присвоены.

В данном случае нужно, в первую очередь, создать список всех основных средств компании в формате Excel и загрузить его на сервер, оттуда на терминал– например, мы имеем в компании следующие типы основных средств – столы, стулья, мониторы, системные блоки, шкафы и т.д.
Затем в терминал можно загрузить справочник мест хранения основных средств, например, кабинет номер 1, переговорная комната 1П.
Далее сотрудник берет терминал и обходит все необходимые помещения, создает карточку данного объекта и присваивает ему инвентарный номер и штрих-код. Затем мы выгружаем информацию с терминала на сервер в базу данных и получаем своеобразный отчет.
То есть мы видим карточку помещения, например, – в переговорной комнате номер 1 у нас находится один стол для переговоров, 10 стульев кожаных, один проектор, один ноутбук и т.д.
Также мы видим в карточке и материально ответственное лицо за то или иное основное средство и можем совершать перемещения.
Например, монитор сотрудника Иванова отдали стажеру Петрову, а Иванову купили новый и улучшенный, все эти изменения можно и нужно отразить при проведении инвентаризации.

А что происходит далее с этой полученной базой данных, при проведении плановой инвентаризации?

Мы заново выгружаем базу данных в терминал, то есть, база вовсе не должна постоянно хранится в терминале до следующей инвентаризации, терминал может использоваться для решения широкого круга задач.
После загрузки базы в терминал мы открываем ее и выбираем в меню пункт «инвентаризация», и там мы заново обходим помещения.
Если мы видим в данном помещении объект, который ранее находился в другом помещении, например, стол из переговорной номер 1 теперь находится в переговорной номер 2, программа предложит выполнить перемещение.
И мы вновь видим отчет с последними внесенными изменениями.

Здесь все понятно. Как быть в ситуации, если инвентарные номера уже присвоены, а штрих - коды нет, то есть инвентаризация велась в компании, но этот процесс не был автоматизирован.

Все тоже самое, только процесс еще больше упрощен.
Следовательно, все начинается с постановки задачи руководства компании – внедрить автоматизированный учет.
Разработчикам понадобится такой документ как список все основных средств компании в формате Excel – то есть перечисление абсолютно всех основных средств компании, которые находятся на балансе предприятия.
Этот файл загружается на сервер, обрабатывается и загружается уже в терминал.
Затем нам понадобится рулон этикеток с уникальным штрих-кодом и стационарный принтер этикеток. Если помещений больше одного или они достаточно протяженные, то оптимально использовать мобильный (переносной) принтер этикеток.
Мы находим в терминале загруженный инвентарный номер, например, нанесенный краской, находим основное средство в терминале, наклеиваем распечатанную заранее этикетку со штрих-кодом или распечатываем ее в режиме реального времени и наклеиваем на предмет, после чего считываем штрих-код и вносим в базу данных.
Таким образом происходит маркировка основных средств. Все остальное уже известно.

На словах все достаточно просто, а как обстоит дело в действительности?
Насколько удобно работать с этим комплектом обычному пользователю?

В действительности это еще проще. Потому что при постановке задач разработки такого решения уже был учтен удобный и максимально простой интерфейс. Любой пользователь может освоить работу с терминалом и программой в максимально сжатые сроки.

Скажите, есть ли уже компании, использующие это решение?

Да есть. Собственно, как Вы понимаете, что решение начинает детально разрабатываться только тогда, когда есть потребность на рынке в таких технологиях и фактически есть конкретный заказчик, под который прописываются уже отдельные модули. Наши клиенты пока находятся на территории Казахстана, это крупные компании и интересные заказчики.

Скажите, если мы говорим о МОСКИТ как о готовом решении, то что же входит в этот комплект?

Это комплект оборудования – терминал сбора данных Casio IT 600, так называемая терминальная часть, серверная часть - программное обеспечение для компьютера МОСКИТ, принтер для печати этикеток с инвентарными номерами, и естественно, расходные материалы – этикетки и красящая лента.